Order Control

Hierbei handelt es sich um sehr komplexes ERP System, das speziell für den Bereich Fulfillment schon vor über 20 Jahren in seiner Grundform entwicklet wurde und selbst bei der O.E.M. MATRIX GmbH zum Einsatz kommt. Das System ist weitreichend offen und kann in kurzer Zeit den entsprechenden Anforderung angepasst werden.

Aufgrund seiner Komplexität, wurde das System in Modulen aufgebaut, was eine Flexibilität, einfache Erweiterbarkeit und Sichherheit durch teilweise Unabhägigeiten der Module mit sich bringt. Das Herzstück ist eine SQL Datenbank und der Order-Control Server, von dem alle Module aus gesteuert werden.

Der Order-Control Server arbeitet im Hintergrund alle von den Modulen angefragten Anweisungen ab und bedarf keiner Bedienung.

  • Aufträge aus Shops oder fremden ERP Systemen autom. importieren
  • Überprüfung der Rechnungsangaben im Import
  • Überprüfung auf Vollständigkeit von Adressdaten
  • Überprüfung auf Lagerverfügbarkeit der Bestellungen
  • Überwachung der Lagerbestände
  • E-Mail bei Meldebestandsunterschreitung
  • Lagerbuchungen
  • Warenausgangs E-Mail Bestätigung an Endkunden und Mandant
  • Überwachung von Lieferverzögerungen
  • Überwachung von Aufträgen bei Artikelsperrung
OrderControl

Wareneingangs-Scanner

Beim Wareneingangs-Scanner handelt es sich um ein Erkennungs- und Buchungssystem beim Wareneingang. Der Scanner übermittelt Artikel- und Kundeninformationen zu dem aktuellen Wareneingang und gibt dem Lagerarbeiter den Haupt-Lagerort und deren Alternativlagerplätze vor. Zur späteren Abrechnung sind weitere Möglichkeiten von Zusatzaufwände möglich, wie z.B. Artikelart : Einzelstücke, Pakete oder Paletten mit und ohne Umpacken oder Zeitaufwände. Nach dem Wareneingang wird ein Protokoll unterschrieben, das in der Dokumentenverwaltung und in der Wareneingangsübersicht dem Mandanten online zugänglich gemaucht wird. Die aktuellen Artikelmengen werden durch den Order Control Server automatisch an den Mandanten zurück gemeldet.

Warenausgangs-Scanner

Bei dem Warenausgangs-Scanner handet es sich um eine Ausgangsstation, die einmal als Qualitätssicherung dient und zum aderen die Übergabe an den Frachtführer und den Abschluss eines Auftrags bestätigt.

Sollte während der Bearbeitung sich der Status ändern, z.B. durch eine Sperrung des Auftrags oder eines darin befindlichen Artikels, kann hier die Auslieferung noch verhindert werden.

Nach dem Abschluss wird die Warenausgangsbestätigung für den Besteller und den Mandanten aktiviert, sowie die Mandanten Rückmeldung mit der Paketnummer ausgelöst.

Lager-Verwaltung

In diesem Modul werden dem Lagerarbeiter Lieferankündigungen angezeigt und finden alle Lagerdefinitionen statt. Hier können Artikel im Lager aufgefunden, auf meherer alternativ Plätze verteilt, Lagerplätze zugeordnet oder abgeändert und den Platzbedarf in Bezug auf Volumenberechnung oder über die Fläche bestimmt werden. Auch Besonderheiten wie BIO- oder Sperr-Produkte sind möglich. Inventur- und Lagerplatzlisten und viele weiterer kleiner nützlicher Tools, was das tägliche Arbeiten im Lager erleichtert.

QS-Ausgangs-Scanner

Mit dem QS-Scanner lassen sich Fehlkommissionierungen und somit eine Falschlieferung verhindern. In manchen Fällen ist eine Nachkontrolle beim Picken nötig, wofür diese Scanstation schnell fehlende oder falsche Artikel erkennt und dem Packer dies signalisiert.

Print-Server

Der Print-Sever ist mit eins der wichtigsten Module im Order Control und kümmert sich um die Erzeugung aller Dokumente wie Lieferschein, Rechnung, Proformarechnung, Zollpapiere aber auch die Anbindung zu den Frachtführern und die Aufbereitung der Frachtetiketten.

Shop-Importer

Die Shop-Importer Module kümmern sich um das entgegennehmen von Mandantenaufträgen. Hier spielt es keine Rolle, von wo die Aufträge kommen, da hier eine individuelle Anbindung entsteht. Das gleiche Modul kümmert sich auch um die Rückmeldung von Lagerbeständen, Auftragsstatus und Paket-/Trackingnummern.

Order Control Online

Dieses Modul ist der Online Zugang für den Mandanten, der hier über jeden Status seiner Wareneingänge, Lagerstände, Auftragsstatus, Auftragsrecherche, Zustellinformationen, Statistiken,  Retouren, Inkassostatus uvm. informationen findet. Natürlich kann auch aktiv eingegriffen werden und manuell zusätzliche Informationenn zu Aufträgen hinterlegt werden, Aufträge anhalten oder priorisieren oder aber auch manuelle Aufträge erfassen.

Tablet Modus

Dieser Modus ist für das Lagerpersonal gedacht und unterstützt diesen bei der Auswahl des nächsten Auftrages und der zu Kommissionierenden Artikel.

Die Reihenfolge der Aufträge wird automatisch über das System vergeben und ordnet die Aufträge nach Bestell-, Lieferdatum und Prio-Aufträge wie z.B. Express Auslieferungen.

Die Artkel werden dabei über den kürzesten Laufweg zum Lagerort angezeigt, Zusatzinformationen zum Verpacken, Frachtführerwahl, Gewichte usw.

Verwaltungs Modul

Das Verwaltungs Modul ist dem Sachbearbeiter vorbehalten und dient zum Verwalten der Mandanten, Überprüfung von automatisierten Zahlungseingängen, Zahlungserinnerungen per Mail und Brief, Mahnwesen, Dokumentenübersicht, Buchhalterische Exporte, Abrechungsabfragen, Rechnungsabgleich mit den Frachtführer uvm.

Dokumenten Verwaltungs Modul

Dieses Modul steht sowohl im Order Control Online-, als auch in den Offline Modulen zur Verfügung und dient zur digitalisierung und archivierung von Papierdokumenten. Hier werden alle Ein- und Ausgehenden Papierdokumente eingescannt und hinterlegt. Somit sind jederzeit vom Wareneingangs-Lieferschein, über die Wareneingangsbestätigung mit den Mengenangaben bis hin zu Kundenreklamationsbriefen oder Selbstabholer Lieferscheine alles hinterlegt und abrufbar.

Sonderleistungen

Mittels diesem Modul können Sonderleistungen ganz einfach in verschiedenen Abteilungen den Mandanten zugeordent und erfasst werden. Diese Aufwände werden bei den Abrechnungsabfragen berücksichtigt und kumuliert für die Rechnungserstellung dargestellt. Mit diesem Modul entgehen Ihnen nie wieder Extra-Arbeitsaufwände, die nicht zur Berechnung kommen.

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